Związku Samorządów Polskich opracowany w ramach programu Partycypacyjny Raport o stanie Gminy.

Z realizacji projektu

W dniach 2-3 grudzień odbył się kolejny warsztat stregiczny. Było to drugie spotkanie dotyczące  pracowania  Strategii Rozwoju Stowarzyszenia. Warsztat 2.

Na wstępie zaprezentowano opracowane na pierwszym warsztacie poświęconym opracowaniu strategii:

– interesariuszy odgrywających istotną rolę w funkcjonowaniu stowarzyszenia;

 – SWOT dla stowarzyszenia

– elementami misji,

W  dla wybranych w części pierwszej warsztatów domen strategicznych w ramach pracy grupowej opracowano główne cele dla każdej z nich.

W domenie – Rozwój stowarzyszanie wybrano z wypracowanych celów: Zwiększenie potencjału stowarzyszenia.

W domenie – Stowarzyszenia w otoczeniu, wybrano cel: Zwiększenie instytucjonalnego potencjału stowarzyszenia umożliwiającego wpływ na rozwiązania legislacyjne.

Dla każdego z opracowanych celów, w ramach prac grupowych opracowana zadania realizacyjne. 

Prowadzono dyskusje na temat sposobu funkcjonowania i zarządzania stowarzyszeniem.

Przeprowadzono debatę nad tworzeniem:

    – regionalnych struktur stowarzyszenia. Ustalono, że będą one powoływane w sytuacji, gdy w regionie będzie 20 członków stowarzyszenia.

– zespołów tematycznych. Ustalono, że w pierwszej kolejności zostaną powołane zespoły robocze analogiczne do występujących w Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego, tj.

Zespół do Spraw Międzynarodowych,

Zespół ds. Systemu Finansów Publicznych,

Zespół ds. Edukacji, Kultury i Sportu,

Zespół ds. Ochrony Zdrowia i Polityki Społecznej,

Zespół ds. Infrastruktury, Rozwoju Lokalnego, Polityki Regionalnej oraz Środowiska,

Zespół ds. Administracji Publicznej i Bezpieczeństwa Obywateli,

Zespół ds. Obszarów Wiejskich, Wsi i Rolnictwa,

Zespół ds. Społeczeństwa Informacyjnego,

Zespół do Spraw Ustrojowych, 

Zespół ds. Statystyki Publicznej,

Zespół ds. Funkcjonalnych Obszarów Metropolitalnych i Miejskich.

– grup roboczych ds. wybranych zagadnień. Ustalono, że w miarę zmian w otoczeniu będą powoływane grupy robocze, których tematyka będzie związana aktualnymi wyzwaniami dla samorządu.

Przeprowadzono dyskusje na temat funkcjonowania biura stowarzyszenia. Omówiono koszty funkcjonowania biura tj. wynajęcie biura, media (internt, telefon), materiały biurowe i eksploatacyjne); materiały kuchenne (kawa cukier ciasteczka)

W drugim etapie omówiono optymalny skład osobowy biura, który obejmuje: księgowość, informatyk, prawnik, sekretariat, kierownik biura.

Również w dniach 2-3 odbyły się kolejne warsztaty projektowe na temat Projektowanie i skuteczne wdrażanie systemu zarządzania dokumentami planistycznymi gminy.

1. Warsztaty rozpoczęło przypomnienie rezultatów dwóch poprzednich spotkań realizowanych w ramach projektu. Przedstawiono uwarunkowania prawne i metodologiczne związane z opracowaniem dokumentów planistycznych JST oraz zaprezentowano propozycje modelowego rozwiązania raportu o stanie gminy.  W następnie  podjęto dyskusje na temat wykorzystania różnych narządzi partycypacji przy opracowaniu dokumentów planistycznych oraz raportu.
2. Przeprowadzono dyskusje na temat systemów zarządzania w JST. Uczestnicy warsztatów prezentowali te systemu w oparciu o osobiste doświadczenie z poszczególnych JST. W podsumowaniu dyskusji, że sposób zarządzania JST jest uwarunkowany wieloma czynnikami. Jednym z najważniejszych jest liczebność gminy, posiadana infrastruktura społeczna i komunalna oraz zakres i wielkość świadczonych usług publicznych. Z tym uwarunkowaniami ścisłe powiązane są zasoby osobowe urzędów gmin. Podkreślano, że JST bez względu na ich wielkość zobowiązane są do prowadzenia tych samych procedur administracyjnych.  W przypadku małych JST skutkuje to tym, że jeden urzędnik musi zajmować się wieloma problemami.
3. Przedyskutowano, także udział mieszkańców i organizacji społecznych w zarzadzaniu JST. Omówiono występujące w gminach różne formy tego uczestnictwa. Wśród najczęściej używanych są konsultacje uchwał organów wykonawczych, ciała konsultacyjno- doradcze o charakterze stałym (Młodzieżowe Rady Gminy, Rady Seniorów, Rady Sportu). Występują także zespoły konsultacyjno-doradcze, powoływane do rozwiązania konkretnego problemu. Ogólnie wskazano na mała aktywność mieszkańców. Zauważano wykorzystywanie aktywności mieszkańców do bieżącej  walki politycznej z władzami JST.
4. Podczas dyskusji podsumowującej pierwszy dzień warsztatów podjęto próbę zidentyfikowania tych procesów zarządzania gmina, które występują we wszystkich JST.

Podczas drugiego dnia  warsztatu zostały wypracowane i wstępnie opracowane postulaty dotyczące:

-wytycznych do systemu (bieżącego) zarządzania i wdrażania działań przewidzianych w dokumentach planistycznych i politykach, ułatwiające opracowania raportu;

Podstawowy problem poruszany podczas dyskusji związany był z brakiem rozwiązań związanych z niewystarczającym „uzbrojeniem” systemu zarzadzania w dane określające realizowane usługi publiczne. Taki niedostatek występuje już na poziomie dokumentów planistycznych.  Wskazano na brak ustandaryzowanych wskaźników określających usługi. Uwaga ta dotyczyła szczególnie usług o charakterze miękkim.

W dalszej kolejności – biorąc pod uwagę przedstawiony powyżej postulat, zaprezentowano katalog wskaźników Systemu Analiz Samorządowych Związku Miast Polskich:

-wskaźniki według dziedzin i usług

– monitoring rozwoju lokalnego.

Zaprezentowano także wskaźniki występujące w Banku Danych Lokalnych Głównego Urzędu Statystycznego. 

Omówiono także sprawozdania statystyczne, które JST zobowiązane są przekazywać do instytucji wyższego rządu.

W dalszej kolejności omówiono propozycje niezbędnych zmian  w systemach zarządzania gminami, umożliwiającymi efektywne opracowanie Raportu o stanie JST. Wskazano na konieczność usystematyzowania zbierania danych niezbędnych do opisania sposobu osiągania celów zawartych w dokumentach planistycznych.  Dyskutowano także na spodem synchronizacji procesu zbierania danych z innymi procedurami realizowanymi w JST, a głownie  z procesem opracowania projektu budżetu, dokumentami związanymi ze sprawozdaniem z realizacji budżetu.

Na zakończenie warsztatów dyskutowano nad wymaganiami jakie powinien spełniać system informatyczny ułatwiający przygotowania z jednej strony Raportu o stanie JST a jednocześnie wspierałby system zarządzania JST.

W dniu 20 grudnia w ramach projektu została przeprowadzona dodatkowa konferencja, nie przewidziana w pierwotnej wersji wniosku. Dotyczyła ona aktualnych wyzwań które stają przez samorządami lokalnymi, wynikającymi z rządowych dokumentów strategicznych oraz ustaw. Konferencja była poświęcona także bieżącym problemom JST.  Omówiono także współpracę samorządów lokalnych z wojewoda mazowieckim.

W części pierwszej skupiono się na prezentacji i omówieniu:

– Krajowej Strategii Rozwoju Regionalnego;

– Projektowi ustawa o zmianie ustawy o planowaniu rozwoju;

– Prawu Zamówień Publicznych;

– Ustawie o Centrach Usług Społecznych.

Druga część konferencji to spotkanie z wojewodą Mazowieckim Konradem Radziwiłłem. Uczestnicy spotkania ze strony samorządowej wysłuchali informacji wojewody o jego priorytetach którymi będzie się kierował podczas sprawowania funkcji wojewody. Omówił także programy rządowe, które wdrażane są na poziomie województw.  Natomiast przedstawiciele samorządów informowali wojewodę o bieżących problemach. Zwracano głównie uwagę na gospodarkę odpadami oraz   problemy z finasowaniem oświaty.

Z życia organizacji

5 grudnia w Ministerstwie Klimatu odbyło się spotkanie delegacji samorządowców Związku Samorządów Polskich z Wiceministrem Sławomirem Mazurkiem. Dyskusja dotyczyła problematyki gospodarki odpadami i nowych propozycji zmian legislacyjnych.